Nahezu alle Banken haben eines gemeinsam: In tausenden von Geschäftsvorfällen werden nach wie vor große Mengen an Papierdokumenten „produziert“, die allesamt hohen Dokumentationspflichten unterliegen. Gleichzeitig schlägt das Herz einer jeden Bank digital. Genau an dieser Stelle baut exapture stabile Brücken zwischen den beiden Welten. Basierend auf den vorhandenen Multifunktionsgeräten (MFPs) werden dezentral, d.h. in den jeweiligen Geschäftseinheiten, wie z.B. Filialen, Geschäftskundenabteilungen etc. Dokumente vom Papier auf besonders sichere und rationelle Weise via Schnittstellen in die vorhandenen IT-Systeme überführt.

Dabei werden in erheblichem Umfang Arbeitszeiten und damit Kosten gespart. Zusätzlich werden die Prozesse fehlerresistenter gestaltet. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente in Echtzeit in den IT-Systemen zur Weiterverarbeitung oder Archivierung zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus entfallen in den Filialbanken die kostenträchtigen Kurierfahrten für den Transport von Belegen. Nicht selten sparen Banken mit den exapture Lösungen 70 % der bisherigen Prozesskosten. Die Referenzen von exapture sprechen für sich.

Jedes Bankprojekt ist so individuell wie die Bank selbst. Deshalb arbeitet exapture stets nach dem SEED Prinzip. (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument analysiert Exapture die bestehenden Prozesse in der Bank und definiert gemeinsam mit den Verantwortlichen die erreichbaren und zu erreichenden Ziele. In den meisten Fällen lassen sich ohne große Vorinvestitionen „Quick Wins“ erzielen und Schritt für Schritt weitere Rationalisierspotenziale erschließen.

Prozessoptimierung mit exapture bei der Verarbeitung von Belegen des Zahlungsverkehrs am Beispiel einer Filialbank:

exapture verfügt über Schnittstellen zu wesentlichen Bankanwendungen.

Das Gesundheitswesen, allen voran der Klinikbereich, unterliegt einem extrem hohen Kostendruck bei gleichzeitig wachsenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation sowie an die Nachweispflichten für eine formal korrekte und zeitnahe Abrechnung mit den Krankenkassen. Ärzte bezeichnen unisono die ärztlichen Dokumentationspflichten als „Zeitfresser“ während sich das Klinikpersonal durch rechtliche Konsequenzen für den Fall konfrontiert sieht, dass die medizinischen oder pflegerischen Dokumentationspflichten nicht eingehalten werden. Der Sammlung, Ordnung, Speicherung, Wiederzugänglichmachung und Auswertung von Dokumenten bzw. von schriftlich fixiertem Wissen jeglicher Art kommt also eine hohe Bedeutung zu. Schließlich dient auch jedes Dokument der Beweissicherung für evtl. Rechtsfälle, die in der Medizin leider immer häufiger vorkommen. 

Die Dokumentation kann ihre Funktionen als Arbeits- und Kommunikationsmittel jedoch nur erfüllen, wenn die gesamten Daten schnell und jederzeit verfügbar sind. Oftmals müssen Dokumente in mehreren Bereichen, z.B. OP und Station, gleichzeitig zur Verfügung stehen. Hinzu kommt die vorgeschriebene Archivierung, die am Ende der Prozesskette steht. Klar ist, dass ohne eine konsequente Digitalisierung die Dokumentationspflichten weder erfüllbar noch bezahlbar sind.

exapture unterstützt die Digitalisierung von allen wiederkehrenden Dokumenten auf praktische und effiziente Weise. „Nicht die unerfüllbare digitale Zukunftsvision, sondern die praktische Lösung für die gesetzeskonforme Bewältigung der Papierflut steht im Mittelpunkt“, lautet das Credo des exapture Gründers Myrko Rudolph. 

Über das Erfüllen der Gesetzesnormen hinaus entsteht zusätzlich ein Rationalisierungseffekt, der sich sowohl in nachweisbaren Kosteneinsparungen in der Verwaltung als auch in Zeitersparnis für Arzt- und Pflegepersonal ausdrückt. Besonders hervorzuheben ist die zeitnahe und gleichzeitige Verfügbarkeit aller Dokumente, die durch das dezentrale Scannen über Multifunktionsgeräte sichergestellt wird.

Prozessoptimierung mit exapture bei der Verarbeitung von Belegen am Beispiel in Kliniken.

Die Digitalisierung in der Industrie schreitet vor allem im Bereich der Fertigung voran. Industrie 4.0 lässt grüßen. Doch in der Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses stößt die Digitalisierung überall dort an ihre Grenzen, wo der eigene Einfluss endet. Schließlich ist jedes Industrieunternehmen Teil eines komplexen Räderwerks, das aus vor- und nachgeschalteten Fertigungsbetrieben, Dienstleistern, Logistikunternehmen, Vertriebs- und Kundenstrukturen sowie aus vielfältigen eigenen Organisationseinheiten besteht. 

So lässt es sich nicht vermeiden, dass entlang der gesamten Supply Chain immer noch zahlreiche Papierdokumente im Unternehmen ankommen. Diese Dokumente möglichst sicher und effizient in die digitalen Prozesse des Unternehmens zu überführen, ist die Kernkompetenz von exapture. Dabei folgt exapture einem klaren Prinzip: Papierdokumente werden am effizientesten dort digitalisiert wo sie entstehen oder erstmals ankommen. Schließlich gilt es, den teuren und unsicheren innerbetrieblichen Transport von Papier zu vermeiden, vor allem aber alle Dokumente ohne Zeitverzug in den IT-Systemen und damit in den Geschäftsprozessen strukturiert verfügbar zu machen. Bei eingehenden und/oder ausgehenden Lieferscheinen kann dies zu einer beschleunigten Rechnungsstellung und damit zu einem optimierten Cashflow führen. Viel zu oft kommt es vor, dass ein fehlendes Dokument die zeitnahe Fakturierung behindert. 

exapture ist darauf spezialisiert, wiederkehrende Papierdokumente mit Hilfe von Multifunktionsgeräten (MFPs) auf einfache und rationelle Weise zu digitalisieren und automatisiert in Echtzeit in die erforderlichen IT-Systeme zu überführen. Der Rationalisierungseffekt ist dabei oft immens, weil aus zunächst unstrukturierten Dokumenten, strukturiert verfügbare Daten und sauber dokumentierte Prozessschritte entstehen. 

Die Ausgangssituationen und Anforderungen der Industrieunternehmen sind so vielfältig, dass exapture eine Methode einsetzt, die stets zur individuell passenden Lösung führt. Deshalb arbeitet exapture stets nach dem SEED Prinzip. (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument analysiert Exapture die bestehenden Prozesse, die wiederkehrenden Papierdokumente und ihre Beschaffenheit und definiert gemeinsam mit den Verantwortlichen die erreichbaren und zu erreichenden Ziele. In den meisten Fällen lassen sich ohne große Vorinvestitionen „Quick Wins“ erzielen und Schritt für Schritt die Rationalisierung optimieren.

Prozessoptimierung mit exapture bei der Verarbeitung von Rechnungen am Beispiel in der Industrie: