Scannen und archivieren mit nur einem Knopfdruck.

Sicher, kontrolliert, zeitsparend und effizient.

scan2archiv verbindet die beiden Schritte – Scannen und Archivieren – mit nur einem Knopfdruck, Dokumente direkt vom Multifunktionsdrucker (MFD) an Archive scannen. Zusätzlich bietet scan2archiv die Möglichkeit, Metadaten zu erfassen – mittels Barcodes oder durch die manuelle Eingabe am MFD. Auf diese Weise können Dokumente schnellstmöglich verarbeiten und auch gleich am richtigen Zielort automatisch archivieren lassen.


scan2archiv - agree21DMS scannt an das optische Archiv der Atruvia AG und ist für die folgenden Schnittstellen freigegeben und zertifiziert:

  • Personendokumente
  • Bank- und Unternehmensdokumente 
  • Buchungsbelege

Die Freigabe umfasst die BackEnd Systeme "Content Manager" und "SER".

Dokumente werden in einem kontrollierten und strukturierten Prozess am MFD gescannt und zur weiteren Verarbeitung, gemäß den Definitionen und Regeln der jeweiligen Schnittstelle, an den zentralen scan2data Server übergeben. Dieser bereitet die Dokumente auf und übergibt diese an den DokumentenImporter. Über diesen werden die Dokumente an das Archiv oder den Dokumentenspeicher (DOL) übergeben.


Mit scan2archiv - agree21DMS können Dokumente jeder Art an die entsprechenden Schnittstellen übergeben werden.

  • EFW-Formulare mit Barcode 1D/2D
  • ProDok Dokumente
  • Dokumente ohne Barcode
  • Legitimationsdokumente

scan2archiv - agree21DMS kann an den eingebundenen MFD Systemen über verschiedene Scanprofile verwendet werden.

  • Einzelprofile
    • EFW Formulare (einzeln & Stapel Scan)
    • Sonderdokumente (Dokumente ohne Barcode)
    • Legitimationen
  • AIO Profil
    • All-in-One Profil = ein Button inkl. aller Einzelprofile
  •  Kurzwahlen
    • Einzelprofil für dedizierte Sonderdokumente

scan2archiv - agree21DMS kontrolliert und protokolliert jeden Scanvorgang, um Fehler zu erkennen, vorzubeugen und statistische Erfassung.

  • individuelle Reportdatei in zentralem Report Ordner
  • LDD - Lexmark Document Distributor - Systemlog
  • optionaler Scanbericht per E-Mail an angemeldeten Benutzer (Anmeldung notwendig)
  • exaAnalytics - statistische Erfassung

scan2archiv und die Serveroption PDF Komprimierung*  sorgen dabei nicht nur für mehr Geschwindigkeit beim Öffnen von Dokumenten.
Es spart auch Platz im Archiv und das auf Dauer!
*Lizenzpflichtig


Die Lösung kann mit oder ohne Anmeldung am MFD ausgeführt werden.

Anmeldung am Gerät – wahlweise via:
(nicht für alle Hersteller verfügbar)

  • Benutzer-ID (Beispiel: die letzten 2 Zeichen von Rechts, die Anzahl der Zeichen ist konfigurierbar) (Default)
  • Benutzer-ID mit PIN (die PIN wird vom Benutzer bei der ersten Nutzung selbstständig am MFD erstellt)
  • ID-Karte (die ID-Karte wird bei der ersten Nutzung vom Benutzer am MFD selbstständig registriert)
  • Gerätelogin (einmalige Anmeldung am Sperrbildschirm, Nutzung aller Lösungen ohne erneute Anmeldung)
  • LDAP (die Anmeldung erfolgt mit Eingabe der Windows Anmeldedaten am MFD)
  • Single Sign-On (Anmeldung ein einen vorgeschalteten Sperrbildschirm z.B Papercut)
scan2archiv-agree21 DMS

Zusätzliche Informationen:

Lizenzierung

  • MFD Modul zur Einzelverarbeitung von Dokumenten
  • pro MFD zu lizenzieren
  • inkl. Schnittstelle "Personendokumente"

MFD Unterstützung

  • Lexmark (LDD - Lexmark Document Distributor Plattform)
  • HP (Optimidoc - exaServer Plattform)
  • Ricoh (Optimidoc - exaServer Plattform)
  • u.a. verfügbar (weitere Hersteller und Modell Unterstützung bitte nachfragen)

Erweiterungen (kostenpflichtig)

  • ProDok Server Option - Verarbeitung von ProDok Dokumenten
  • Stapelverarbeitung Server Option - Verarbeitung von im Stapel gescannten EFW Formularen
  • OCR Server Option - Abby Lizenz Erweiterung für OCR Funktionen wie Leerseitenfilterung, durschsuchbare PDF
  • Ordnerüberwachung Server Option - Verarbeitung von EFW Formularen, die sich als elektronische Dokumente in einem Ordner befinden
  • Rückläufermanagement Server Option - Verarbeitung von Rückläufern (BGH Urteil)
  • Schnittstelle Bank- und Unternehmensdokumente
  • Schnittstelle Buchungsbelege
  • PDF Komprimierung - LINK

web2archiv (kostenpflichtig)

  • Webclient zur Bearbeitung und Übergabe elektronischer Dokumente an die Schnittstellen, die von scan2archiv verwendet werden

Varianten

  • scan2archiv-FCMS