Prozessoptimierung für die Industrie.

Die Digitalisierung in der Industrie schreitet vor allem im Bereich der Fertigung voran. Industrie 4.0 lässt grüßen. Doch in der Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses stößt die Digitalisierung überall dort an ihre Grenzen, wo der eigene Einfluss endet. Schließlich ist jedes Industrieunternehmen Teil eines komplexen Räderwerks, das aus vor- und nachgeschalteten Fertigungsbetrieben, Dienstleistern, Logistikunternehmen, Vertriebs- und Kundenstrukturen sowie aus vielfältigen eigenen Organisationseinheiten besteht. 

So lässt es sich nicht vermeiden, dass entlang der gesamten Supply Chain immer noch zahlreiche Papierdokumente im Unternehmen ankommen. Diese Dokumente möglichst sicher und effizient in die digitalen Prozesse des Unternehmens zu überführen, ist die Kernkompetenz von exapture. Dabei folgt exapture einem klaren Prinzip: Papierdokumente werden am effizientesten dort digitalisiert wo sie entstehen oder erstmals ankommen. Schließlich gilt es, den teuren und unsicheren innerbetrieblichen Transport von Papier zu vermeiden, vor allem aber alle Dokumente ohne Zeitverzug in den IT-Systemen und damit in den Geschäftsprozessen strukturiert verfügbar zu machen. Bei eingehenden und/oder ausgehenden Lieferscheinen kann dies zu einer beschleunigten Rechnungsstellung und damit zu einem optimierten Cashflow führen.

Viel zu oft kommt es vor, dass ein fehlendes Dokument die zeitnahe Fakturierung behindert.

exapture ist darauf spezialisiert, wiederkehrende Papierdokumente mit Hilfe von Multifunktionsgeräten (MFPs) auf einfache und rationelle Weise zu digitalisieren und automatisiert in Echtzeit in die erforderlichen IT-Systeme zu überführen. Der Rationalisierungseffekt ist dabei oft immens, weil aus zunächst unstrukturierten Dokumenten, strukturiert verfügbare Daten und sauber dokumentierte Prozessschritte entstehen. 

Die Ausgangssituationen und Anforderungen der Industrieunternehmen sind so vielfältig, dass exapture eine Methode einsetzt, die stets zur individuell passenden Lösung führt. Deshalb arbeitet exapture stets nach dem SEED Prinzip. (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument analysiert exapture die bestehenden Prozesse, die wiederkehrenden Papierdokumente und ihre Beschaffenheit und definiert gemeinsam mit den Verantwortlichen die erreichbaren und zu erreichenden Ziele. In den meisten Fällen lassen sich ohne große Vorinvestitionen „Quick Wins“ erzielen und Schritt für Schritt die Rationalisierung optimieren.

Die Digitalisierung in der Industrie schreitet vor allem im Bereich der Fertigung voran. Industrie 4.0 lässt grüßen. Doch in der Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses stößt die Digitalisierung überall dort an ihre Grenzen, wo der eigene Einfluss endet. Schließlich ist jedes Industrieunternehmen Teil eines komplexen Räderwerks, das aus vor- und nachgeschalteten Fertigungsbetrieben, Dienstleistern, Logistikunternehmen, Vertriebs- und Kundenstrukturen sowie aus vielfältigen eigenen Organisationseinheiten besteht. 

So lässt es sich nicht vermeiden, dass entlang der gesamten Supply Chain immer noch zahlreiche Papierdokumente im Unternehmen ankommen. Diese Dokumente möglichst sicher und effizient in die digitalen Prozesse des Unternehmens zu überführen, ist die Kernkompetenz von exapture. Dabei folgt exapture einem klaren Prinzip: Papierdokumente werden am effizientesten dort digitalisiert wo sie entstehen oder erstmals ankommen. Schließlich gilt es, den teuren und unsicheren innerbetrieblichen Transport von Papier zu vermeiden, vor allem aber alle Dokumente ohne Zeitverzug in den IT-Systemen und damit in den Geschäftsprozessen strukturiert verfügbar zu machen. Bei eingehenden und/oder ausgehenden Lieferscheinen kann dies zu einer beschleunigten Rechnungsstellung und damit zu einem optimierten Cashflow führen.

Viel zu oft kommt es vor, dass ein fehlendes Dokument die zeitnahe Fakturierung behindert.

exapture ist darauf spezialisiert, wiederkehrende Papierdokumente mit Hilfe von Multifunktionsgeräten (MFPs) auf einfache und rationelle Weise zu digitalisieren und automatisiert in Echtzeit in die erforderlichen IT-Systeme zu überführen. Der Rationalisierungseffekt ist dabei oft immens, weil aus zunächst unstrukturierten Dokumenten, strukturiert verfügbare Daten und sauber dokumentierte Prozessschritte entstehen. 

Die Ausgangssituationen und Anforderungen der Industrieunternehmen sind so vielfältig, dass exapture eine Methode einsetzt, die stets zur individuell passenden Lösung führt. Deshalb arbeitet exapture stets nach dem SEED Prinzip. (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument analysiert exapture die bestehenden Prozesse, die wiederkehrenden Papierdokumente und ihre Beschaffenheit und definiert gemeinsam mit den Verantwortlichen die erreichbaren und zu erreichenden Ziele. In den meisten Fällen lassen sich ohne große Vorinvestitionen „Quick Wins“ erzielen und Schritt für Schritt die Rationalisierung optimieren.

5 Thesen für Entscheider:

These 1:

Ein ganzheitlicher Blick bringt die bessere Lösung im Detail.

These 1: These 1:

Die Führungsetagen sind das Zentrum der Strategie-Entwicklung eines Unternehmens. Hier sollte deshalb auch die strategische Ausrichtung der Digitalisierung entwickelt und festgeschrieben werden. Welche Kundennutzen können mit Hilfe von digitalen Techniken und Prozessen generiert werden? Welche Rationalisierungspotenziale lassen sich erschließen? Welche Wettbewerbsvorteile sollen entstehen? Wer auf diese Fragen schlüssige Antworten hat und sich auch mit voller Kraft einer konsequenten Umsetzung widmet, wird sein Unternehmen als Digitalisierungsgewinner in eine gute Zukunft führen.

Wir von exapture nehmen uns gerne die Zeit, in einem Dialog mit den verantwortlichen Führungskräften die Gesamtstrategie der Digitalisierung zu verstehen und nachzuvollziehen. Dieses „gesamtstrategische Briefing“ versetzt uns in die Lage, unsere Expertise im Bereich der Scan- und Druckprozesse im Sinne der Gesamtziele einzusetzen. Mit unseren Technologien helfen wir, die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt besser zu organisieren. Ob im jeweiligen Fall ein Vorgehen in kleinen konsequenten Schritten oder eine generelles Re-Engineering dieses Bereichs geboten ist, wird gemeinsam, vor allem aber transparent abgewogen.

These 2:

Auch bei besten Renditen die Kosten im Blick behalten.

These 2: These 2:

Selbst wenn die Unternehmsrendite zufriedenstellend, gut oder hervorragend ist, sollte dies niemals ein Grund sein, die Prozesskosten, wo immer es möglich erscheint, einer kritischen Betrachtung zu unterziehen. Die oft gestellte Frage lautet: „Was könnten wir mit Hilfe digitaler Techniken besser, am besten sogar einfacher gestalten?“ Schwachpunkte sind oft schnell entdeckt. Doch damit ist noch keine Lösung in Sicht, geschweige denn eine geschaffen. Auch konnte damit noch keine schlüssige Antwort auf das oft reflexartig hervortretende „ja aber…“ gefunden werden.

Um jedoch ein relevantes Rationalisierungspotenzial zu erschließen, bedarf es einer Kenntnis des WIE. Anbieter von digitalen Lösungen gibt es viele. „Doch welcher passt zu uns? Brauchen wir Generalisten oder auf spezielle Themen fokussierte Spezialisten?“ Die eine Anbietergruppe positioniert sich als „Alleskönner“ und möchte am liebsten immer den großen Wurf verkaufen. Andere Anbieter sind Experten auf einem Spezialgebiet.

Wir von exapture kennen uns wie kein anderer in der intelligenten Überführung von Papier-Dokumenten in digitale Unternehmensprozesse sowie mit dem Management von digitaler Eingangspost aus. Darin sind wir Experten. Für jeden unserer über 300 zufriedenen Kunden erzeugen wir hohe Rationalisierungs- und Kostenersparniseffekte.

These 3:

Aus analogen Kunden werden hybride Kunden.

These 3: These 3:

Aus dem engen Dialog mit unseren Industriekunden wissen wir, dass es eine herausragend wichtige Kapitalposition  gibt, die in keiner Bilanz unmittelbar abzulesen ist: das hohe Vertrauenskapital der Kunden. Doch nicht alle Kunden befinden sich auf dem gleichen Level der Digitalisierung. Dies kann zur Folge haben, dass sich sowohl in der Kundenkommunikation als auch in den kaufmännischen Prozessen eine gewisse Heterogenität unvermeidlich ist und klug organisiert werden muss. Diese hybriden Kunden stellen oft eine besondere Herausforderung dar.

Mit der zunehmenden digitalen Kompetenz und Ausstattung der Kunden wird, zusätzlich zur geschätzten persönlichen Ansprechbarkeit, eine möglichst bequeme digitale Kommunikation erwartet. Parallel müssen jedoch in vielen Unternehmen noch eine Menge Papierdokumente verarbeitet und auf möglichst rationelle Weise in digitale Prozesse überführt werden.

Vor dem Hintergrund dieser Entwicklung setzen wir von exapture unsere ganze Expertise dafür ein, die enormen Mengen an strukturierten und unstrukturierter Dokumenten, die von Kunden auf das Unternehmen treffen, sicher und rationell in die digitalen Prozesse zu überführen. Damit mehr Zeit der Mitarbeitenden für eine gute Betreuung der Kunden genutzt werden kann.

These 4:

Veränderungen brauchen die Akzeptanz der Mitarbeitenden.

These 4: These 4:

Das Verlassen gewohnter Arbeitsprozesse, und seien sie noch so unrationell, fällt nicht jedem leicht. Das Gewohnte ist vertraut, das Neue verursacht Ängste. Dieses zutiefst menschliche Phänomen kann sich zu einer starken Bremse für notwendige Veränderungen auswachsen. Um diese internen Bremsen lösen zu können, bedarf es eines intensiven Dialogs auf allen Ebenen, ohne jedoch dabei die Ziele in Frage zu stellen. Hierbei ist das Setzen von Anreizen sicher wirkungsvoller als der Aufbau von hierarchischem Druck.

Eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz von neuen digitalen Arbeitsprozessen sind Einfachheit und Freude. Beide Faktoren sind untrennbar verbunden. Denn eine - gegenüber bisherigen Verfahren - verblüffend einfache Anwendung löst so manche Blockade und es macht Spaß, sie in die tägliche Routine zu überführen.

Wir von exapture gestalten dezentrale Scanprozesse für die Mitarbeitenden so logisch und einfach, dass keine hohen Lernhürden überwunden werden müssen. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass individuelle Fehler kaum noch entstehen können. Bei täglich mehr als eine halbe Million gescannter Seiten, die über exapture Systeme laufen, verzeichnen wir eine durchgehend hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Und die Kostenersparnisse machen die Controller zufrieden.

These 5:

Experten bieten in ihrem Spezialgebiet mehr als Generalisten.

These 5: These 5:

Ein einfaches Beispiel aus dem Sport gibt eine erste Antwort: Der Weltrekord eines Zehnkämpfers im Diskuswurf liegt bei 55,87 Metern. Beim Weltrekord des besten Diskus-Spezialisten flog der Diskus allerdings über 74 Meter weit.  Die Leistung des Spezialisten liegt demnach um fast 25 % höher als die des Generalisten.

Wir von exapture nehmen uns ein Beispiel daran. Weil auch wir Spezialisten sind und uns als Experten  für PAPER PROCESS AUTOMATION verstehen. Intelligente, sichere und rationelle Scanprozesse sind unsere Leidenschaft. Und weil die Rekorde von gestern nicht die Siege von morgen garantieren, entwickeln wir uns und unsere Technologien kontinuierlich weiter. Zum Vorteil unserer Kunden.

Über 300 Kunden, davon zahlreiche Banken, vertrauen unserer Expertise und wenden unsere Lösungen auf nahezu 10.000 Multifunktionsgeräten an.

Mit über 12 Mio. gescannten Seiten pro Monat erzielen wir nachhaltige Rationalisierungs-Effekte.

Prozessoptimierung mit exapture
bei der Verarbeitung von Rechnungen
am Beispiel in der Industrie.

Prozessoptimierung mit exapture bei der Verarbeitung von Rechnungen am Beispiel in der Industrie.

Prozessoptimierung Industrie

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