scan2ident-check.
Identitätsprüfungen gemäß Abgabenordnung und GwG
digital, einfach, rechtskonform und
revisionssicher durchführen.
Unterschiedlichste Bankgeschäfte verlangen eine Legitimationsprüfung, sowohl bei Neukunden als auch in vielen Fällen bei Bestandskunden. So zum Beispiel vor der Eröffnung von Konten und Wertpapierdepots oder vor dem Abschluss eines Darlehensvertrags. In der Regel erfolgt diese vor Ort bei einem Besuch des Kunden in seiner Sparkasse.
Ohne diese Legitimationsprüfung darf kein Bankgeschäft mit einer natürlichen Person oder einer vertretungsberechtigten Person einer GmbH oder AG abgeschlossen werden.
Informationen zum Geldwäschegesetz (Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten) Artikel 1 des Gesetzes vom 23.06.2017 (BGBl. I S. 1822), in Kraft getreten am 26.06.2017 zuletzt geändert durch Gesetz vom 25.06.2021 (BGBl. I S. 2154) m.W.v. 01.08.2021
Die wichtigsten Informationen im Überblick:
- Es besteht gemäß § 154 AO eine Pflicht zur Aufzeichnung, Prüfung und zur Richtigkeit von Kundendaten
- Es besteht eine Identifizierungspflicht nach GwG: Pflicht zur Erfassung der Daten natürlicher Personen (§§ 10 und 11 GwG) und zur Prüfung von zugelassenen Ausweisdokumenten (§ 12 Abs. 1 GwG). Die Geldinstitute haben die Richtigkeit der erfassten, aufgezeichneten und aufbewahrten Daten sicherzustellen (§ 8 Abs. 3 Ziff. 1 GwG)
- Geldinstitute sind gemäß § 24 c KWG verpflichtet, einen korrekten und vollständigen Datensatz mit Kontoinformationsdaten zum automatisierten Abruf bereitzuhalten. Verstöße und im Rahmen von Prüfungen festgestellte Organisationsmängel können zu empfindlichen Strafen führen
- Ungeachtet der Schwere der Verstöße (§ 56 Abs. 3 GwG in Verbindung mit §§ 56 Abs. 1 Ziff. 9., 16., 30. GwG) können selbst bei Nichteinhaltung von Teilen der Datenverarbeitungspflichten nach GwG Geldbußen bis zu 100.000 Euro verhängt werden
- Zusätzlich sind in diesem Zusammenhang in gleichem Umfang auch Bußgelder gemäß KWG zu erwarten
Um die damit verbundene zusätzliche Verwaltungsarbeit erheblich zu erleichtern, hat exapture gemeinsam mit der GOI, Gesellschaft für Organisation und Informationstechnologie, einen sicheren und schlanken digitalen Prozess entwickelt, der auf die bereits bestehende Geräte-Infrastruktur aufbaut und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach, schnell und unkompliziert abzuwickeln ist: scan2ident-check von expature in Verbindung mit LegiScan_neo von GOI.
Ganz im Zeichen der exapture Philosophie finden alle Legitimationsprüfungen dezentral statt, dort nämlich, wo der/die jeweils Verantwortliche den jeweiligen Geschäftsvorgang einleitet und bearbeitet.
Hierzu werden die dezentral verfügbaren MFPs (Multifunktionsgeräte) auf besonders intelligente und einfache Weise genutzt: Der Personalausweis oder Reisepass wird nach Vorgabe gescannt und die Scans werden über einen Menüpunkt auf dem Bedienpanel zu einem Prüfserver gesendet.
Während der Kunde die Beratung für das gewünschte Produkt in Anspruch nimmt, erfolgt im Hintergrund eine vollständig digitalisierte Plausibilitätsprüfung und eine Feature-Check des Personalausweises über einen sicheren Prüfserver.
Über ein zertifiziertes digitales Verfahren wird das Ausweisdokument auf Basis von hochqualitativen Weißlichtbildern auf Echtheit hin überprüft. Dabei werden die wichtigen Merkmale, die in einem Ausweisdokument enthalten sind, überprüft - ohne dabei Kompromisse bei der Geschwindigkeit des Geschäftsprozesses einzugehen. Eventuelle Anzeichen für Fälschungen werden dabei in Sekundenschnelle erkannt.
Gleichzeitig werden alle relevanten Daten automatisiert extrahiert und zusammen mit den Abbildungen in der webbasierten Anwendung LegiScan_neo zur Verfügung gestellt. Nach einem sicheren Login stehen alle zum Vorgang gehörenden Daten und Bilder dem Mitarbeitenden in weniger als einer Minute zur weiteren Bearbeitung des Vorgangs an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung.
Die Echtheitsprüfung des Dokuments ist zu diesem Zeitpunkt durch scan2ident-check von exapture bereits durchgeführt. Der Mitarbeitende prüft nun in LegiScan_neo von GOI die Richtigkeit der eingelesenen Daten, gleicht diese gegebenenfalls mit einem im Kernbanksystem vorhandenen Datensatz ab und gibt die Daten frei.
Nach Freigabe werden die Daten und Bilder dann an das Kernbanksystem und dessen Archiv übergeben.
Doch was passiert, wenn die Legitimationsprüfung nicht erfolgreich ist? In diesem Fall erhält der Mitarbeitende in LegiScan_neo von GOI einen Warnhinweis und kann in der Folge nach den definierten Regelungen seines Hauses handeln.
Dass die gesetzlich geforderte Legitimationsprüfung mit möglichst geringem Personal- und Kostenaufwand durchgeführt werden kann, dafür stehen scan2ident-check und LegiScan_neo. (Aktuell für Sparkassen verfügbar!)
Mit scan2ident-check und LegiScan_neo erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen mit einem schlanken, dezentralen Prozess:
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