Aus statischen Informationen
in Papier werden
dynamische Daten für ihre Geschäftsprozesse.

Aus statischen Informationen in Papier werden dynamische Daten für ihre Geschäftsprozesse.

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Statische Daten
in Papier-Dokumenten

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Mitarbeiter
Authentifizierung
zur sicheren
Dokumentation

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Dezentrales
Scannen
auf vorhandenen
Multifunktions-
geräten (MFPs)

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Automatisierte
Digitalisierung
der Dokumente

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Distribution
in bestehende
IT-Systeme und
Geschäftsprozesse

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IT-Systeme und
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Mit vorhandenen Geräten

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Vorhandene Multifunktionsgeräte (MFPs) produktiv nutzen.

In den meisten Branchen hat sich der Traum vom papierlosen Büro noch nicht erfüllt, zumindest nicht vollständig. Dies gilt insbesondere für dezentrale Organisationen. Auch wenn die Papierflut durch die Digitalisierung kontinuierlich abnimmt, so sind Papierdokumente innerhalb von Geschäftsprozessen oft noch unverzichtbar. Dies ist meist nicht auf Versäumnisse im Bereich der Digitalisierung zurückzuführen, sondern hängt vielfach von liebgewordenen Gewohnheiten der Kundengruppen ab, die das haptische Formular dem digitalen immer noch vorziehen. Im Ergebnis führt dies in den Unternehmen, Institutionen und Behörden zu hybriden Geschäftsprozessen und den damit verbundenen hohen Prozesskosten gegenüber vollständig digitalisierten Strukturen. 

Genau an dieser Stelle setzt exapture mit Lösungen an, die eine Brücke vom Papier in digitale Geschäftsprozesse bilden, um Prozesskosten einzusparen und - trotz Papier - einer vollständigen Digitalisierung einen wesentlichen Schritt näher zu kommen. 

Ausgangspunkt für eine effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten sind die meist vorhandenen Multifunktionsgeräte (Scanner, Kopierer, Fax), auch MFP genannt, die in dezentralen Geschäftseinheiten, wie z.B. Abteilungen, Filialen, Standorten etc. auf kurzen Wegen für Mitarbeiter erreichbar sind. exapture sorgt dafür, dass diese vorhandenen MFPs als dezentrale Servicestationen zum Startpunkt der Digitalisierung von Papier erweitert werden. Hier wird nicht nur authentifiziert und gescannt, sondern das jeweilige Dokument wird automatisch und sicher identifiziert, dokumentiert und direkt aus dem MFP über Schnittstellen in die vorhandenen IT-Strukturen überführt. Das lästige Umbenennen, Ablegen und Versenden von Dateien vom Desktop des Mitarbeiters entfällt ersatzlos. Auch die mit dem bisherigen Verfahren verbundenen Fehlerquellen werden weitgehend eliminiert. 

Warum MFPs mehr können als Sie denken, lesen Sie hier

Mit easy-to-use Software

Mit easy-to-use Software

Vorhandene Multifunktionsgeräte können mehr.

Die großen Touchscreens der MFPs sind bereits heute sehr anwenderfreundlich gestaltet. Dahinter verbirgt sich eine leistungsfähige Software, deren Möglichkeiten im Standardgerät bei weitem nicht ausgeschöpft sind. exapture verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich der Entwicklung und Erweiterung von Software für Multifunktionsgeräte und ist deshalb in der Lage, individuelle Lösungen zu schaffen, die weit über den Gerätestandard hinausgehen. 

So sorgt exapture dafür, dass die Software des MFPs um wesentliche Funktionen erweitert wird – und zwar ohne jegliche Einschränkung der Usability. So werden aus den bisherigen Scanfunktionen und dem obligatorischen Versand des Scanergebnisses in den Scanordner des jeweiligen Mitarbeiters, vollständige Digitalisierungsprozesse angestoßen: 

  • Sichere Mitarbeiter-Authentifizierung
  • Fehlerresistente Formularerkennung
  • Automatische Vergabe von logischen Dateinamen
  • Individuelle Distribution der Scans in vorgegebene IT-Strukturen
  • Sekundengenaue Dokumentation aller Scanvorgänge

Jede Lösung von exapture wird auf den individuellen Bedarf der jeweiligen Organisation angepasst. Dies setzt jedoch eine solide Analyse der aktuellen Prozesse sowie der vorhandenen Infrastruktur sowie eine Definition der Ziele voraus. Diese Vorarbeit nennt exapture SEED (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument durchleuchtet exapture die Prozesse in Unternehmen und Institutionen, bei denen die Notwendigkeit besteht, Papier in digitale Prozesse umzuwandeln. Das Ergebnis ist stets ein gemeinsames Verständnis für die Potenziale zur Verbesserung und Einsparung. Erfahrungen zeigen, dass in den meisten Fällen eine schrittweise Umsetzung zu schnellen und gleichzeitig nachhaltigen Erfolgen führt. 

Wie die vorhandenen Multifunktionsgeräte als Brücke zu Ihrer IT genutzt werden können, erfahren Sie hier

Mit Schnittstellen zu ihrer IT

Mit Schnittstellen zu ihrer IT

Der kürzeste Weg vom Papier in Ihre IT.

Während die Backoffices von Unternehmen und Institutionen längst vollständig digital organisiert sind, spielen in den Außenstellen der Organisation Papierdokumente immer noch eine große Rolle. Dabei scheitert die Abschaffung von Papierdokumenten oftmals am Beharrungsvermögen von Geschäftpartnern, einzelnen Kunden oder Kundengruppen. 

exapture hat sich deshalb darauf spezialisiert, Brücken zwischen den noch unverzichtbaren Papierdokumenten und den intern vorhandenen digitalen Systemen zu bauen. Dies hat den besonderen Charme, dass Kostenersparnisse nicht irgendwann (bei vollständiger Digitalisierung), sondern unter Einbeziehung der Papierdokumente ab sofort generiert und sukzessive ausgebaut werden. Warum also warten? 

In allen Anwendungsfällen werden von exapture Schnittstellen zwischen den vorhandenen Multifunktionsgeräten (MFPs) und den existierenden Software-Lösungen gebaut, wie z.B. ERP-Lösungen, Dokumentenmanagement, Archivierungssysteme sowie speziell genutzte Business- oder Softwarelösungen für Behörden. exapture nennt dieses bewährte Verfahren PAPER PROCESS AUTOMATION. Hiermit werden wiederkehrende und dezentral vorhandene Papierdokumente via MFP automatisiert, sicher und effizient in digitale Geschäftsprozesse überführt. Das bringt Kostenersparnisse ohne Invest in Hardware und dennoch individuellem Zuschnitt auf den jeweiligen Bedarf.

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